Algumas legislações atuais impõem a criação de canais de denúncias, como por exemplo a Lei 14.457/22 (Emprega mais mulheres) que prevê a fixação de procedimentos para coleta e acompanhamento de denúncias, para apuração dos fatos e, quando for o caso, para aplicação de sanções administrativas aos responsáveis ​​diretos e indiretos pelos atos de assédio sexual e de violência; e a Lei 12.846/13 (Anticorrupção) que dispõe que serão levados em consideração na aplicação das sanções a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditorias e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica.

Nesse sentido, atualmente a maioria das empresas estão comprometidas em se adequarem às exigências legais e promoverem a transparência por meio da implementação de canais de denúncias. No entanto, é essencial ponderarmos que, em algumas situações, esses canais podem estar sujeitos a má utilização, resultando em denúncias infundadas ou maliciosas.

Certamente, os canais de denúncias criados estão sujeitos a diversos desafios, incluindo má-fé e possíveis erros que prejudicam a eficácia e a confiabilidade do sistema. Aqui estão alguns exemplos mais detalhados desses desafios:

1. Denúncias Maliciosas ou Falsas: Má-fé por parte de colaboradores descontentes, buscando comprometer colegas ou a empresa por motivos pessoais. Denúncias fabricadas com informações falsas, sem embasamento ou evidências, feitas com intenção de prejudicar a confiança de outros ou causar tumulto dentro da organização.
2. Viés e Interpretação Diferente: Os colaboradores interpretaram determinadas situações de maneira subjetiva, resultando em denúncias baseadas em percepções pessoais, sem necessariamente refletirem fatos reais. O viés inconsciente pode influenciar a percepção de uma situação, levando a denúncias imprecisas ou injustas.
3. Retaliação e Receio de Represália: Colaboradores que denunciarem irregularidades podem temer retaliação por parte dos acusados ​​ou sofrer consequências negativas em suas carreiras. Isso pode resultar na subnotificação de problemas reais por medo de consequências pessoais.
4. Falta de Evidências ou Informações Incompletas: Denúncias que carecem de evidências concretas ou informações relevantes podem dificultar a investigação adequada e prejudicar a obtenção de resultados conclusivos.
5. Uso Inadequado do Canal: Os colaboradores utilizam o canal de denúncias para questões que não se enquadram em situações de violação de políticas ou condutas, como reclamações pessoais ou disputas interpessoais sem relevância para compliance.
6. Sobrecarga e Triagem Ineficaz: Alta demanda de denúncias, sejam válidas ou não, pode sobrecarregar os sistemas de triagem, tornando necessário o processo de separação de denúncias legítimas, das infundadas.
7. Falta de Confidencialidade e Sigilo: A quebra de confidencialidade pode ocorrer se as informações dos denunciantes não forem devidamente protegidas, o que pode dissuadir futuras denúncias legítimas.

Abordar esses desafios exige um equilíbrio entre garantir a confiabilidade do canal de denúncias e proteger os interesses dos denunciantes e dos acusados. As orientações e procedimentos devem ser estruturados para enfrentar esses desafios, promovendo um ambiente seguro e confiável para todos os envolvidos.

Entendemos que estes desafios podem comprometer a eficácia e a confiabilidade dos canais de denúncia, prejudicando a capacidade da empresa em identificar e corrigir questões legítimas de conformidade. Para mitigar essa questão, listamos algumas orientações e sugestões iniciais:

• Educação e Conscientização: Promover treinamentos regulares para funcionários sobre a importância do canal de denúncias e seu uso responsável. Incluir informações claras sobre a finalidade do canal, tipos de comportamentos aceitáveis ​​para denúncia e as consequências de má-fé na utilização do mesmo.
• Confidencialidade e Proteção do Denunciante: Garantir a confidencialidade dos denunciantes para encorajá-los a se manifestarem sem medo de retaliação. Estabelecer medidas de proteção aos denunciantes, garantindo que suas identidades sejam preservadas durante o processo de apuração.
• Procedimentos Claros e Rigorosos: Implementar protocolos robustos para investigar todas as denúncias de maneira imparcial e objetiva. Desenvolver critérios claros para identificar denúncias maliciosas e tomar medidas contra denunciantes que abusam do canal.
• Comunicação Transparente: Manter uma comunicação transparente com os colaboradores, informando sobre as medidas tomadas em relação às denúncias recebidas, sem revelar informações sigilosas.
• Revisão Periódica e Melhoria Contínua: Realizar revisões periódicas dos procedimentos do canal de denúncias, atualizando sua eficácia e identificando possíveis pontos de melhoria.

Reforçamos que é compromisso da empresa garantir um ambiente ético, transparente e de integridade. Sendo importante a implementação eficaz de um programa de compliance robusto.

Para auxiliar empresas na implementação de práticas éticas e procedimentos adequados para mitigar tais desafios, busque por consultorias jurídicas que prestam serviços de Projetos de compliance e de treinamento em compliance.

Além disso, há parceiros que podem auxiliar na criação de canais de denúncias personalizados, adaptados às necessidades específicas de sua empresa. Lembrando que, cada empresa é única, por isso são necessários serviços personalizados, atendendo às suas necessidades específicas de forma eficiente e eficaz.

Se você deseja fortalecer a cultura de compliance em sua organização ou está considerando a implementação de um canal de denúncias mais robusto e confiável, ficaremos honrados em ser seu parceiro nesse processo. Com nossa experiência, podemos ajudar na implementação de sistemas confiáveis ​​e eficazes, levando em consideração os desafios mencionados acima.

Nosso objetivo é ajudar sua empresa a criar um ambiente onde a ética, a transparência e a responsabilidade sejam pilares fundamentais. Nossos treinamentos são específicos para capacitar seus colaboradores a entender a importância dos canais de denúncias, a identificar denúncias legítimas e a agir em conformidade com os protocolos adequados de investigação.

A equipe do Goulart Colepicolo Advogados tem advogados especializados em Empresarial e Compliance e está à disposição para esclarecer eventuais dúvidas.